Новые формы вкладышей в трудовую книжку утверждены приказом Минтруда 320Н от 19. 05. 2021 года. Этим же приказом определен порядок выдачи и оформления вкладышей (ниже — Приказ № 320Н).
Трудовые книжки и новые виды вкладышей действительны с 01. 01. 2025 года. Если вам нужно заменить старую трудовую книжку на «Новости» и «Новости до 2025 года», читайте здесь.
Если одна из ее частей полностью заполнена и требуется дальнейшее внесение данных, вкладыш выдается в составе печатной трудовой книжки. Правильно заполненный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки и без него недействителен (пункт 32 шага 320N).
Трудовая книжка состоит из трех модулей, в каждом из которых представлена следующая информация.
Таким образом, если поле в одном из этих отделов исчерпано, менеджеру по персоналу может потребоваться направление. В этом случае, как только один вкладыш будет подшит в книгу, продолжение регистрации в оставшихся пустых полях книги не допускается. Дальнейшие данные могут быть зарегистрированы только в разделе вложения.
Если вам необходимо выписать вкладыш в трудовую книжку, воспользуйтесь рекомендациями экспертов в КонсультантПлюс. Тестовый доступ к правовой системе предоставляется бесплатно.
В большинстве случаев HR-специалистам необходимо выполнить следующие задания.
Узнайте больше об особенностях этих процессов.
Легализация маркировки: оттенки
Легализация использования вкладышей в качестве элементов личных регистрационных книг проходит через
Решение первого обязательства в принципе не предполагает серьезных проблем. Все, что нужно сделать кадровикам, — это занести необходимые сведения в единую форму, утвержденную приказом Минтруда № 320Н. 320Н приказом Минтруда.
Запечатывание «выпущенной вставки» может вызвать некоторые трудности. Давайте рассмотрим этот оттенок более подробно.
Как может выглядеть образец «выданной» регистрации в трудовой книжке?
Печать должна быть проставлена в тетради сразу после того, как вкладыш заполнен и скреплен. Технически печать должна быть выполнена чернилами, как печать на теле. Обычно она содержит следующие элементы.
С 01. 09. 2021 г. в Положении о порядке ведения трудовых книжек четко указано, что печать ставится на титульном листе (стр. 1) трудовой книжки. Нет. Печать должна ставиться на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). .
Ранее законодательство не регламентировало, какие части трудовой книжки должны быть скреплены соответствующим штампом. В большинстве случаев они скреплялись печатями:
Штабные офицеры не всегда свободно использовали соответствующие штампы. С этим проблем нет — вместо штампов в книге можно вручную прописать слова «вкладыш», «серия» и «номер».
Российское законодательство прямо не предусматривает возможность внесения в трудовые книжки вкладышей вместо штампов, но такое поведение сотрудников не является противозаконным. Эту позицию поддерживает ряд экспертов и судов (назначено судьей г. Москвы 12.10.2010 4Г/7-8997/10).
Крайне нежелательно, чтобы сотрудники имитировали штампы. Например, рисовать графические элементы ручкой. Кроме того, если сотрудники отдела кадров используют ручку для ручной записи информации во вкладыш, они должны выполнять всю работу ручкой одного цвета.
Соблюдение правил хранения и оформления трудовых книжек
Согласно инструкции 225, ведение и хранение трудовых книжек, а также изготовление бланков осуществляется на основании правил. В разделе 5 этих правил содержится информация о формах 38 и 39, касающихся вкладышей в трудовые книжки.
Статья 38 предусматривает, что если все страницы части трудовой книжки заполнены, то к ней должен прилагаться специальный вкладыш. Он выдается работодателем так же, как и трудовая книжка. В статье также указано, что без основного документа отдельные вкладыши не относятся к конкретной трудовой книжке и не могут быть представлены в пенсионные фонды или другие организации.
Поэтому, если вы по неосторожности удалили вкладыш из трудовой книжки, необходимо немедленно принять меры, чтобы в будущем не пришлось доказывать свои права на старину на основании этого вкладыша.
При заполнении вкладышей в книгу нумерация ведется последовательно от записи в тетради. При внесении записи необходимо указывать следующий по порядку номер от последней записи.
Пунктом 39 предусмотрено, что при выдаче каждого вкладыша в книге делается запись в виде штампа с указанием «Выдан вкладыш». Указывается порядок и номер этого документа. Эта информация является такой же личной, как порядок и номер паспортов граждан Российской Федерации.
Нумерация записей в депонированном вкладыше.
Нумерация во вкладыше должна соответствовать списку в рабочей тетради. В рабочей тетради указываются порядковые номера, указанные в последней регистрации. Пунктом 27 Правил предусмотрено исправление вкладыша в случае неточной или неправильной информации. Это должно быть сделано на рабочем месте.
Удаление или заключение в скобки неправильной регистрации не допускается. Исправление, разрешенное директивой, если записан неправильный серийный номер: конкретный элемент является недействительным и должен быть записан на новой строке, содержащей правильные элементы.
Если фамилия сотрудника была изменена
В то же время важно понимать, что при нумерации вставок в тетради может возникнуть необходимость отклониться от общих правил. Такие случаи возникают, когда в книге не хватает места, а текст записи следует за соответствующей частью вкладыша. В этом случае, в соответствии с пунктом 3. 1 или 4 директивы, в графе 1 вкладыша должен стоять тот же номер, что и у продолжаемой записи. При следующей регистрации ей будет присвоен новый номер.
Часто сотрудники испытывают неловкость по поводу того, что делать в следующих случаях Фамилия сотрудника была изменена в связи с вступлением в брак, а вкладыш уже вшит в трудовую книжку. Возникает вопрос: можно ли внести эти изменения только в трудовую книжку или необходимо внести их и во вкладыш? Послушайте, что скажет Ростольд.
В соответствии с правилами, вкладыши создаются и ведутся работодателем так же, как и трудовые книжки, поэтому, если, например, меняется фамилия сотрудника, соответствующие изменения должны быть внесены в одну и ту же Как в трудовые книжки, так и в трудовые книжки. Согласно п. 2. 3 Постановления Минтруда России от 10. 10. 2003 г. 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовой книжки», изменения в записи фамилий, имен, отчеств и дат рождения вносятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, разводе, изменении клейма, имени, антонимов имени, фамилии, других документов, а также их количества и даты. Эти изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Прежние имя или фамилия, фамилия и дата рождения удаляются на одной строке и вносятся новые элементы. На лицевой стороне обложки делается ссылка на соответствующий документ, которая заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного лица и печатью учреждения (или печатью кадровой службы).
На вкладыше печать не ставится.
Также представляют интерес следующие вопросы Что делать, если работник с предыдущего места работы забыл поставить печать на обложке вкладыша в трудовую книжку?
Если работодатель на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша не поставил на первой странице вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работник должен обратиться к предыдущему работодателю с просьбой поставить соответствующую, согласно п. 2.2 Директивы о заполнении трудовых книжек с печатью, первая страница вкладыша (обложка) выдается вкладышем сотруднику, ответственному за выдачу трудовой книжки, и печатью учреждения (подписывается лицом, ответственным за проставление печати и, соответственно, обслуживание персонала).
В конце трудовой книжки работнику выдается
При заполнении всех страниц любого из разделов трудовой книжки выдается вкладыш «Сведения о работе» или «Сведения об оплате труда» — работнику. Вкладыш должен быть оформлен (уважен) так же, как и трудовая книжка. Вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку (недействителен) (ст. 38 Положения, утв. рег. 38 Правил.
Закон не регламентирует, как именно вшиваются вкладыши в тетради. В частности, не указано, где они должны располагаться — в начале, середине или конце тетради, какую нить использовать и сколько отверстий пробивать. Эти вопросы оставлены на усмотрение работодателя, но технически удобнее вшивать вкладыш в середине тетради, но не рекомендуется вставлять его в конце тетради, так как это может повредить части файла. и между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш прошивается тонкой нитью с четырьмя или пятью отверстиями.
При выпуске вкладыша на тетради должен стоять штамп «Выпущен вкладыш» с указанием его серии и номера. Штамп может быть поставлен на титульном листе книги или на внутренней стороне передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, его следует поместить в начале, чтобы он не перекрывался другими элементами. Если штампа нет, можно написать «выдать вкладыш» от руки. Это не делает вкладыш недействительным, но печать необходимо заказать, так как работодатель должен иметь печать, как того требует закон (ст. 39 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Примечание: Вкладыши должны быть прошиты, их нельзя склеивать, скреплять степлером или закреплять иным способом, так как ни один другой способ не гарантирует надежного скрепления.
Нумерация позиций на вкладышах в каждом разделе продолжает нумерацию соответствующего раздела рабочей тетради (утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля № 225, стр. 11, 38 Правил). 2003 г., разделы 1 и 4 инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Если изменяются персональные данные работников, то изменения должны быть внесены как в трудовую книжку, так и в прилагаемый к ней документ (раздел 38 Положения, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), пункт 2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. . 3 — 2. 4).
Работодатели выдают работникам трудовые книжки (вкладыши) за плату. Размер платы определяется суммой затрат, понесенных на получение бланка (ст. 38 и 47 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ) Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225). Работники вправе оплачивать выданные трудовые книжки (вкладыши в трудовую книжку) разными способами. Например, они могут внести деньги наличными в кассу или перечислить их на банковский счет организации. Трудовые книжки (вкладыши) могут выдаваться и бесплатно, если такая возможность предусмотрена локальным нормативным актом. Например, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о социальном обеспечении, льготах и оплате труда. (ч. 2 ст. 5 и ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
В некоторых случаях организация обязана выдать работнику трудовую книжку (вкладыш) бесплатно, например, если вины работника нет, а бланк уничтожен при первичном заполнении вкладыша (п. 34 и 47) Прави л-48, Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, утв. (утв. письмом Федерального министерства здравоохранения и социального развития от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752).
Получить личную консультацию Елены Ширимовой онлайн очень просто. Для этого нужно заполнить специальную форму. Каждый день выбирается несколько самых интересных вопросов, ответы на которые можно прочитать на нашем сайте.
Всегда ли сохраняются номера?
|
Если запись в тетради или вкладыше сделана с ошибкой, то исправленной записи во вкладыше должен быть присвоен следующий номер, а не номер исправленной записи. Правильная нумерация и запись образцов во вкладышК сожалению, иногда встречаются случаи, когда сотрудники кадровых служб при заполнении форм начинают ошибаться в нумерации. И часто такие ошибки обнаруживаются только после того, как произошло увольнение и сотрудник принят на работу в новую компанию. Что делать в этом случае — продолжать вести неправильную нумерацию или признать ошибочную запись недействительной и исправить ее? Согласно позиции, высказанной заместителем директора Роструда в интервью в январе 2015 года (официальных разъяснений Минтруда по этому вопросу нет), в данном случае менеджер по персоналу на новом месте работы должен действовать следующим образом.
Ниже приведен пример, показывающий, как будет выглядеть корректирующая запись, если во вкладыше произошла ошибка нумерации. Предположим, запись о сотруднике в трудовой книжке заканчивается номером 35, но во вкладыше менеджер по персоналу ошибочно вписал увольнение из ООО «Образец» под номером 1 вместо первоначального номера 36. Трудовая книжка была передана менеджеру по персоналу ООО «Образец», и ему необходимо исправить запись. Как ему это сделать? В данном случае образец записи во вкладыше будет иметь следующий формат Название, дата и номер документа detector |